Maintenir le contact et assurer une communication efficace avec vos collaborateurs à distance

Les crises sont toujours inattendues et génèrent confusion et désorganisation. Le Covid-19 n’est pas une exception avec la mise en place du confinement et la réduction très significative de l’accès au lieu de travail. 

La communication interne devient un défi, les organisations devant partager informations et instructions, mais aussi créer un lien de proximité avec chaque collaborateur quelle que soit sa situation personnelle et sa localisation.  

Afin de répondre à ces demandes et pérenniser la livraison de ses services au plus haut niveau tout en gérant les opérations à distance, nous devons penser de façon originale et innovante. 

Aider les organisations à améliorer leur communication et à rester connectés avec leurs agents 

Comme pour d’autres organisations, la communication interne de Sitel France a été cruciale. Ils ont eu besoin d’une solution clé en main et rapidement déployable afin d’atteindre plus de 6000 employés au même moment avec un message personnalisé. Le SMS a rapidement été adopté comme premier choix de canal. En peu de temps, tous les employés de Sitel France ont reçu un SMS les invitant à se diriger vers un portail personnalisé en ligne affichant les consignes de sécurité et de santé mises en place par Sitel pour gérer la crise, site par site, concernant les horaires de bureaux, les opérations clients et les solutions de télétravail. Le SMS est universel, compatible avec tout type de téléphone portable et au contraire de l’email, le message s’affiche toujours en tant que notification sur l’écran, même si le téléphone est bloqué. Résultat, 93% des messages ont été lus entrainant de nombreux retours positifs. 

Chloé Beauvallet, PDG de Sitel France, déclare : “La solution a été un succès et la campagne fut rapide et facile à déployer. Nous l’utiliserons certainement de nouveau durant cette crise. Notre objectif est de rester proche et connecté avec nos collaborateurs en les informant des récentes avancées de manière personnalisée.” 

Comment ça marche 

Innso a déployé pour plusieurs de ses clients ainsi que pour Sitel France, un dispositif de communication via SMS afin d’adresser à chacun des messages ciblés. 

Ce dispositif combine l’envoi de notifications SMS avec un portail web personnalisé, pour adresser des messages aux collaborateurs selon leur localisation, service, équipe, … 

Le fonctionnement est très simple. 

  1. Vous structurez les différents messages à adresser à vos collaborateurs dans le portail, chaque message disposant d’un URL spécifique.  
  2. Vous intégrez votre base de contacts sur la plateforme innso en un clic, rédigez votre SMS et faites un envoi en masse.  
  3. Le système identifie automatiquement l’URL à envoyer à chaque collaborateur selon les critères de filtrage définis.  

Ce dispositif est pérenne et vous pouvez sans difficulté mettre à jour vos messages sur le portail et refaire des envois réguliers. Vous pouvez combiner l’envoi de SMS avec un envoi email également, ou envoyer un SMS conversationnel si vous souhaitez ouvrir une conversation ciblée avec chaque collaborateur. 

Les portails self-service d’innso sont intelligents. Nous savons si chaque collaborateur a bien accédé au message diffusé et pouvons lui demander de confirmer réception.  

Il est également possible de lui donner la possibilité de solliciter l’entreprise via un formulaire, de lui afficher des informations sur un FAQ, de lui donner accès à un chatbot pour les questions récurrentes ou encore, de lui donner possibilité d’échanger avec l’entreprise via Live Chat, WhatsApp ou Messenger. 

« Nous croyons que la technologie peut jouer un rôle clé dans la gestion de la crise actuelle » dit Ana Athayde, General Manager EMEA d’innso. « Innso a été fondé avec la conviction qu’afin de fournir une excellente expérience client, il faut déjà une expérience collaborateur (usagers) exceptionnelle. Cette conviction est plus forte aujourd’hui. En offrant des solutions adaptées à la crise, toutes les équipes innso espèrent avoir contribué (à leur niveau) au support des entreprises de quelques manières qui soient. »  

Vous souhaitez mettre en place ce dispositif pour vos collaborateurs ? Contactez-nous 

Nous sommes ici pour vous aider.